Textbausteine
In der Textverarbeitung und im E-Mail Editor können Sie Textbausteine verwenden um häufig wiederkehrende Formulierungen schnell und effizient wieder zu verwenden und um beispielsweise Unternehmensweit eindeutige und abgestimmte Formulierungen zu verwenden.
Für den Zugriff auf Textbausteine wählen Sie in der Aktionsleiste links neben dem Editor den Bereich Textbausteine aus.
Die Bereiche Aktionen und Schnellauswahl können Sie durch klicken aufklappen um an die darunter liegenden Optionen zu gelangen.
Im Bereich Aktionen stehen Ihnen folgende Punkte zur Verfügung:
Textbausteine Auswählen
Hiermit öffnen Sie ein Fenster für die Auswahl von Textbausteinen in dem Sie auch eine Vorschau des Bausteins sehen können
Als Textbaustein sichern
Hiermit sichern Sie den aktuell ausgewählten Text in Ihrem Dokument als Textbaustein.
Organisieren
Hiermit können sie die Textbausteine organisieren, also umbenennen, löschen und verschieben
Darunter finden Sie die Schnellauswahl mit der Sie einen Textbaustein direkt an die aktuelle Position im Dokument einsetzen können, klicken SIe dazu einfach auf den gewünschten Baustein und dieser wird in Ihren Text eingesetzt.
Textbausteine Auswählen
Wenn Sie nicht sicher sind welchen Textbaustein Sie verwenden wollen, können Sie hierüber ein Fenster zur Auswahl der Textbausteine öffnen in dem Sie auch eine Vorschau des gewählten Textbausteins sehen können.
So müssen Sie nicht lange probieren welcher der Richtige ist und nach jeden Fehlversuch erst wieder allen Text löschen.
Das Fenster für die Auswahl des Textbausteins entspricht dem der normalen Dateiablage.
Als Textbaustein sichern
Um neue Textbausteine zu definieren, selektieren sie die gewünschte Textpassage und klicken Sie auf Als Textbaustein Sichern.
Dann müssen Sie noch angeben wo und unter welchem Namen Sie den Textbaustein sichern wollen.
Wenn Sie hier auf einen bereits bestehenden Textbaustein klicken, wird dieser durch den neuen Baustein ersetzt, sicherheitshalber werden Sie dazu noch einmal gefragt.
Nachdem Sie den Textbaustein gesichert haben erscheint er nun in der Schnellauswahl der Aktionsleiste
Organisieren
Hierüber können Sie die Textbausteine und Ordner verwalten, umbennen, löschen oder in andere Ordner verschieben und so die Organisation Ihrer Textbausteine jederzeit anpassen.
Wenn Sie aus dem E-Mail Editor heraus Textbausteine erzeugen, wird deren Formatierung nicht in die Textbausteine für Briefe übernommen, sondern nur der reine unformatierte Text. Dies liegt an einer Einschränkung der zugrunde liegenden Editoren.